Los 5 Mejores Sistemas de Gestión de Contenidos para Conferencias que se pueden probar

Las conferencias son una forma de reunir a personas con ideas afines para hablar e
intercambiar ideas, contenidos, experiencias o cuestiones centradas en un tema de interés común. Sin embargo, son difíciles de planificar y organizar, y hay muchas partes en funcionamiento para que una conferencia funcione a pleno rendimiento (contratación de ponentes y patrocinadores, gestión del proyecto del evento, colaboración con los departamentos de operaciones, marketing y ventas, asistencia, etc.).

Por eso, para que las conferencias tengan éxito, los organizadores necesitan ayuda adicional. Por eso hemos elaborado una lista de sistemas de gestión de contenidos que pueden ayudarte a planificar y organizar conferencias y un conjunto adicional de cinco herramientas que te ayudarán en otros aspectos de la planificación.

¿Qué debe buscar en los sistemas de Gestión de Contenidos?

Un sistema de gestión de contenidos puede ayudarte a gestionar tu trabajo, los desafíos técnicos o cualquier otro reto singular al que te enfrentes al planificar y organizar una conferencia. Pero, ¿cómo elegir un sistema de gestión de contenidos? Tendrás que tener en cuenta varios factores:

• Publicación multicanal y portabilidad: el contenido debe poder reutilizarse fácilmente para publicarlo en múltiples formatos de medios (diseño de carteles, páginas web y anuncios, paquetes de conferencias, etc.), y debe poder exportar fácilmente los datos en caso de que se elija una plataforma diferente más adelante.
• Extensibilidad: el sistema debe ser configurable para poder realizar personalizaciones sin necesidad de una costosa programación adicional.
• Flexibilidad estructural: como las necesidades de las conferencias evolucionan constantemente, debe ser capaz de gestionar simultáneamente varios modelos sin necesidad de realizar grandes cambios en el sistema.
• Facilidad de uso: el software debe ser bastante fácil de usar y entender, y debe ser fácil crear y editar contenidos. Pero si no lo es y el personal u otras personas que participan en la planificación de las conferencias no tienen experiencia, la asistencia al cliente y la formación in situ pueden garantizar que la implementación se realice sin problemas y que se respondan las futuras preguntas.
• Coste: incluso con las plataformas de uso gratuito, es posible que tengas que
  considerar la posibilidad de invertir en extensiones, diseños y, a veces, servicios de alojamiento web de terceros, en caso de que los necesites.

Veamos ahora una lista de los mejores sistemas de gestión de contenidos para conferencias.

La lista de los mejores sistemas de Gestión de Contenidos para tus Conferencias

Accelevents

Útil para: capacitar a los organizadores de eventos para fomentar el crecimiento sostenible y construir auténticas conexiones humanas a través de una solución de marketing todo en uno. Accelevents es compatible con conferencias multifacéticas en línea e híbridas, recaudación de fondos, cumbres, eventos de formación de equipos, seminarios educativos, ferias profesionales y redes comunitarias. Exponen su metodología en un Marco de Aceleración del Crecimiento, explicando cómo los organizadores, comercializadores y marcas pueden utilizar su tecnología para alcanzar sus objetivos.

Características principales: plataformas de eventos virtuales, venta de entradas, inscripción, software de conferencias web y de vídeo, gestión de eventos y software de reservas, entre otros:

• Personalización de la marca, herramientas de presentación, encuestas/pozos,
  transmisión de presentaciones, cabinas virtuales, promoción en redes sociales,
  preguntas y respuestas, asistentes, ponentes, patrocinadores, gestión de credenciales, asistencia en directo 24 horas al día, y mucho más.

Precio: hay una prueba gratuita disponible, y puedes contactar con ellos directamente para obtener más información sobre los precios.

Open Social

Útil para: facilitar la comunicación y las conexiones con los ponentes y organizadores de conferencias, la creación de eventos virtuales o presenciales, la interacción social, la formación de grupos, la colaboración de contenidos y el intercambio fluido de experiencias, ideas y conocimientos. Open Social es una potente plataforma tecnológica Drupal de código abierto, que permite a las organizaciones crear un centro online para sus miembros. Dado que la
creación de redes, el intercambio de notas y el contenido de los medios sociales son cruciales partes de las conferencias, Open Social reúne a la gente y le ayuda a apoyar la colaboración y la creación de redes entre los asistentes y otras personas con ideas afines, le permite crear recursos de conocimiento compartidos y le da la posibilidad de iniciar debates centrados en temas actuales.

Características principales: software de comunidad y redes sociales, y herramientas de comunicación con los empleados, incluyendo:

• Directorio de miembros y empleados, moderación y gestión de contenidos, seguridad de los datos, intercambio de archivos, perfiles de usuario, calendario de eventos, debates/foros, etc.

Precio: no hay cuota de instalación para hasta 500 miembros, después de lo cual tienen un plan de precios flexible en el que sólo se paga por lo que se necesita.

OnTask

Útil para: crear documentos digitales que puedan ser fácilmente encaminados, firmados, aprobados y revisados por otros. Los participantes pueden colaborar en documentos y formularios, ya sean internos o externos. Permite ahorrar tiempo en las facturas. Los administradores también pueden aceptar firmas digitales ya verificadas. OnTask cumple con las normas FERPA, HIPAA, CCPA y SOC2. También tiene a su disposición un software de gestión de vacunas, especialmente útil para esas conferencias en persona.

Funciones principales: gestión del flujo de trabajo, incorporación, automatización de formularios, firma digital, gestión de procesos empresariales, generación de documentos, gestión de vacunas y software de gestión de personal, entre otros:

• Usuarios ilimitados, plantillas reutilizables ilimitadas, gestión de tareas, documentos y formularios, registros de auditoría, herramientas de colaboración, firma multipartita, alertas/notificaciones y mucho más.

Precio: los precios empiezan en 25 $/mes con un plan Starter y pueden llegar hasta 275 $/mes para empresas. También tienes opciones de seguimiento de la salud (vacunas y control sanitario), que empiezan en 3.000 $/año.

Ex Ordo

Útil para: reunir el contenido (resúmenes, propuestas o ponencias para la revisión por pares), construir tu evento en línea y gestionar los asistentes. Ex Ordo ofrece un software único y todo lo que necesitas para gestionar tu conferencia en un solo lugar. Ofrece una experiencia de registro exquisita, impulsa la asistencia a la conferencia y da a los delegados más libertad y facilidad de uso.

Características principales: registro sencillo, estadísticas en vivo, pagos rápidos y seguros, registro de autoservicio, entre otros:

• Sesiones en directo ilimitadas, vídeos a la carta y medios descargables (PDF y hojas de cálculo) para las conferencias en línea, posibilidad de acceder a los contenidos en la plataforma de conferencias en línea hasta 60 días después de la finalización del evento, personalización de la marca y de los formularios de inscripción, seguimiento e información de la conferencia, plataforma totalmente integrada, pagos seguros y protegidos, y mucho más.

Precio: el precio depende del número de presentaciones y asistentes que tengas y de la plataforma que quieras utilizar.

Orvium

Útil para: investigadores, revisores y editores por igual para gestionar los envíos a conferencias o revistas, encontrar fácilmente revisores y aumentar las oportunidades profesionales mediante insignias de reconocimiento y recompensas económicas. Orvium permite acceder a una comunidad global de autores y revisores a través de una solución en la nube, automatiza todo el proceso de publicación para reducir el tiempo de publicación, y te ayuda a comprometerte y aumentar las interacciones con tu comunidad y con investigadores afines.

Características principales: recursos para la gestión de conferencias, acceso a programas de Acceso Abierto como Plan-S y Horizonte Europa, posibilidad de conectar con herramientas útiles como OpenAire, Google Scholar, ORCID, FigShare, etc., una plataforma intuitiva en la que puedes unirte a comunidades específicas, y mucho más.

Precio: el uso de la plataforma es gratuito y puedes unirte a una comunidad aquí. Reserva una demostración para conocer mejor nuestra plataforma.

¿Necesitas más? Estas son algunas herramientas adicionales que podrían ser útiles

Renderforest

Útil para: explicar las ideas clave de los ponentes y crear contenido específico para la conferencia de una manera más visual y atractiva. Utilizando las mejores herramientas de branding para crear vídeos, logotipos, textos y animaciones de tu elección, Renderforest te ayuda a diseñar pósteres de alta calidad, etiquetas, publicaciones en redes sociales, presentaciones de diapositivas, gráficos y mucho más para garantizar que cualquier contenido de marketing y las ideas clave de los ponentes de la conferencia no se pasen por alto o se
malinterpreten. Estáte a la vanguardia de las últimas estrategias y tendencias mientras atraes a la audiencia para conferencias virtuales, híbridas o presenciales.

Características principales: logotipos personalizables, plantillas de diseño gráfico profesional en diferentes formatos y tamaños, software de edición de vídeo, presentación y animación, y valiosos consejos sobre marketing, creación de marcas, producción de vídeo y actualizaciones de nuevas funciones, entre otras:

• Compartir en redes sociales, herramientas de colaboración y de audio, contenido de vídeo, transmisión de vídeo, uso compartido de la pantalla, conversión de texto en vídeo, etc.

Precio: no hay que pagar hasta los 300 MB de almacenamiento, después de lo cual los planes empiezan a costar 13 dólares al mes por un plan "Lite" (10 GB de almacenamiento).

Jotform

Útil para: comprobar fácilmente el estado del proceso de inscripción en línea para tu conferencia, enviar información adicional (especificaciones del evento, detalles de la conferencia, orientación del stand, etc.) a los miembros necesarios, personalizar formularios y recopilar datos de forma segura. Jotform es una plataforma todo en uno que ofrece potentes herramientas de recogida y
gestión de datos. Con elementos como los formularios interactivos en PDF o los formularios móviles que funcionan en cualquier dispositivo, puedes recibir respuestas al instante, hacer un seguimiento de los envíos y acelerar el proceso de inscripción de los asistentes.

Lo mismo ocurre con los cuestionarios, los formularios de inscripción, los formularios de pago en línea, los formularios en línea que cumplen con la HIPAA, etc. Además, puedes crear formularios y encuestas digitales creando los tuyos propios (sin necesidad de programación) o eligiendo entre más de 10.000 plantillas prediseñadas. Ve más allá de lo básico de la comunicación simple con funciones avanzadas como la lógica condicional, el correo electrónico de respuesta automática y más integraciones de 100 aplicaciones populares.

Características principales: software de automatización de formularios, encuestas y PDF, y creadores de formularios en línea, incluyendo:

• Flujo de trabajo basado en reglas, asignación de funciones/permisos, tablas de datos, compatibilidad con audio, imágenes y vídeos, recopilación de respuestas oficiosas, firmas digitales, marcas de agua, encriptación, asistencia 24/7 y mucho más.

Precio: el paquete de inicio es gratuito (con un límite de espacio, envíos y almacenamiento), después de lo cual los precios empiezan a ser de 29 dólares al mes para el paquete Bronce.

Boomset by Hopin

Útil para: agilizar tus conferencias con información inteligente sobre las sesiones para evitar el exceso de reservas, optimizar la promoción de contenidos en las redes sociales y en cada conferencia en particular, tener páginas de registro de eventos con marca y una experiencia de compra personalizada con tecnología innovadora y sin contacto. Boomset te permite hacer un seguimiento de la asistencia de los asistentes y del acceso a las sesiones, ofrece una experiencia
totalmente inmersiva con pagos sin efectivo, incluye el escaneo de códigos QR y te permite recibir estadísticas y desgloses demográficos completos de la conferencia para mejorar el retorno de la inversión del evento.

Características principales: software de registro de eventos, inscripción, gestión y conferencias, que incluye:

• Registro de actividades, captación de clientes potenciales, importación/exportación de datos, sincronización de datos, impresión y gestión de credenciales, creación de formularios, venta de entradas, promoción en redes sociales, gestión de ponentes y proveedores, etc.

Precio: el plan Growth comienza en 4.000 dólares, y puedes ponerte en contacto con ellos directamente para conocer otros paquetes de precios y opciones.

Venngage

Útil para: importar/exportar PDFs, crear plantillas, organigramas y presentaciones visuales atractivas para conferencias con acceso a toneladas de herramientas de presentación. Venngage tiene una amplia gama de plantillas perfectas para las comunicaciones profesionales, incluyendo informes, infografías, gráficos, diagramas, presentaciones, mapas mentales, y más, para que puedas impresionar a tu audiencia en línea o en persona. Realiza imágenes
impactantes con acceso a una biblioteca de atractivas plantillas de comunicación visual creadas por expertos diseñadores internos. Di adiós a las comunicaciones confusas y a los datos áridos con hermosas infografías para oradores y presentadores.

Características principales: software de diseño gráfico, mapas mentales, diagramas y autoedición, entre otros:

• Importación/exportación de datos, herramientas de colaboración, plantillas,
  publicación/compartición, visualización de datos, especialmente útil para la gestión de proyectos, la educación, los libros electrónicos, la publicación, etc.

Precio: es gratuito hasta cinco diseños, después de lo cual los planes Premium empiezan a costar 19$/mes/usuario.

Guidebook

Resulta útil para: simplificar la complicada programación de los asistentes, proporcionar una agenda de conferencias actualizada, recopilar comentarios en tiempo real de los asistentes sobre el evento o una sesión concreta, y ayudarte a realizar un seguimiento de los paneles, las sesiones y los proveedores para que los asistentes puedan encontrarlos más fácilmente a través de una aplicación. Guidebook es una plataforma de aplicaciones que permite crear aplicaciones móviles para eventos y conferencias virtuales, híbridos o presenciales sin necesidad de conocimientos técnicos previos. Crea una aplicación para Android o iOS o una página web interactiva en cuatro sencillos pasos.

Características principales: software de desarrollo de aplicaciones y software de educación superior, y una plataforma intuitiva de arrastrar y soltar, que incluye:

• Una interfaz gráfica de usuario, controles de acceso/permisos, herramientas
  de colaboración, informes/análisis, programación, gestión del personal y de la
  recaudación de fondos, etc.

Precio: la opción de autoservicio cuesta 6 dólares al mes por dispositivo único, mientras que la opción de servicio completo cuesta a partir de
3.500 $/año (con un acuerdo de dos años).

Orvium Simplifica las Conferencias

Así que ahí lo tienes, una lista completa de sistemas de gestión de contenidos para facilitar el proceso de planificación y organización de una conferencia. Recuerda que si te sientes demasiado abrumado cuando planificas y organizas una conferencia (lo que puede ocurrir con mucha frecuencia), en Orvium te proporcionamos una amplia gama de herramientas y servicios para facilitarte el proceso.

Optimiza tu próxima Conferencia con nuestra Nueva Guía

Además de estas aplicaciones, Orvium ha elaborado una Guía Completa para Planificar una Conferencia Académica. En esta guía, encontrarás soluciones a los problemas que puedan surgir durante la planificación y también cómo organizar la conferencia de manera eficaz.

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