Cómo elaborar una Estrategia de Contenidos para una Conferencia
El contenido que se consume en las conferencias incluye las sesiones de los ponentes, las publicaciones en las redes sociales y cualquier otro contenido específico de la conferencia. Como organizador, debes estar al tanto de las publicaciones, la recopilación de contenido relevante y la garantía de que los asistentes tengan muchas oportunidades de establecer contactos relacionados con el contenido en tu conferencia.
Por lo tanto, una estrategia de contenidos para conferencias académicas tiene múltiples facetas. Lo más importante es que tu estrategia de contenidos sea buena para garantizar el éxito ahora y en futuros eventos.
Dado que una buena estrategia de contenidos es imprescindible para cualquier organizador de una conferencia, este artículo describe los cuatro pasos para crearla y ofrecer las mejores oportunidades para el contenido de la conferencia antes, durante y después del evento.
Cómo crear una Estrategia de Contenidos para Conferencias Académicas en 4 pasos
Paso 1: Crear una visión de tu conferencia
Para crear una estrategia de contenidos sólida, primero hay que establecer los fundamentos de la conferencia. Sus fundamentos serán la visión de tu conferencia. Hazte preguntas como:
- ¿Cuál es el tema general de la conferencia, el propósito, la tipografía, el eslogan y la combinación de colores?
- ¿Cuáles son los datos demográficos del público (edad, ubicación, profesión)?
- ¿Qué tipo de campañas/contenidos digitales quieres utilizar, cómo serán y cómo los distribuirás?
- ¿Utilizas una aplicación de gestión de eventos/contenidos?
Los fundamentos de tu conferencia servirán de punto de partida para tu estrategia de contenidos. Por ejemplo, el esquema de colores y el tema pueden influir en los colores de tus comunicaciones digitales (banners, publicaciones en redes sociales, señalización, página de aterrizaje, etc.).
Recuerda que una buena estrategia de contenidos involucra a tus asistentes, patrocinadores, seguidores y otras partes interesadas antes, durante y después de una conferencia.
Paso 2: Encuesta a los asistentes sobre los temas
Una vez que tengas una buena idea de la visión de la conferencia, puedes realizar encuestas y sondeos previos al evento con tus asistentes. Considera la posibilidad de encuestar a los asistentes sobre subtemas, temas y conocimientos de la materia. Esto te ayudará a saber qué tipo de contenido quieren ver y aprender los asistentes (también te ayudará a elegir a los ponentes más adecuados para la conferencia). Es más, realizar este tipo de encuestas también puede ayudar a conocer la opinión de los participantes sobre estas ideas y temáticas.
Haz a los asistentes preguntas como:
- ¿Qué tipo de sesiones de los ponentes serán más valiosas para usted?
- ¿Cómo piensa aumentar sus conocimientos sobre este tema?
- ¿Qué espera aprender de esta conferencia?
- ¿Qué es lo que más espera de la conferencia?
Nota: los equipos de marketing y desarrollo empresarial deben estar al día de las tendencias y los temas que más interés despiertan en la actualidad.
Existen múltiples formas de recopilar los datos necesarios:
- Crear un grupo de Facebook o LinkedIn para el evento y una función de encuesta
- Incluir preguntas de la encuesta en el formulario de inscripción del evento
- Configura campañas de marketing por correo electrónico para enviar encuestas o incluye un enlace a una de sus funciones de sondeo.
Paso 3: Facilitar la participación de los asistentes en la estrategia
Una vez que hayas recopilado suficiente información (y hayas seleccionado a los ponentes adecuados), puedes empezar a crear contenido previo a la conferencia para interactuar con los seguidores y los asistentes. Crea una página de aterrizaje de la conferencia con palabras clave relacionadas con tu sector.
Incluye información importante sobre la conferencia, como quiénes intervendrán, quiénes patrocinan el evento, un enlace para conseguir entradas o un enlace para verlo en línea, y los datos de contacto y de las redes sociales.
Además, puedes llegar a tus asistentes y seguidores en las plataformas que tengan más sentido para tu evento y sus datos demográficos. Entre ellas se encuentran:
- Marketing por correo electrónico
- Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram
- Estrategias de pago por clic (PPC)
- Boletines digitales, blogs, artículos, podcasts cortos, etc.
Paso 4: Construir la estrategia con una plataforma todo en uno
¿Necesitas ayuda con la creación de contenidos, otras ideas o tener todos tus datos en un solo lugar? Considera la posibilidad de utilizar una aplicación de gestión de contenidos. Una aplicación de conferencias ayuda con las siguientes cosas:
- Comprende los deseos, necesidades e intereses de los asistentes
- Conecta con los asistentes
- Ayuda a los asistentes a conectarse y a crear redes entre ellos.
Anima a los asistentes a utilizar la aplicación para planificar tu tiempo en la conferencia y aumentar el compromiso antes del evento. Incluye funciones como un calendario integrado que permita acceder fácilmente a la información de la conferencia, a las biografías de los ponentes y a las formas de interactuar o hacer preguntas a los ponentes o a otros asistentes.
De este modo, los asistentes se familiarizarán con su aplicación el día de la conferencia, y podrás seguir atrayéndolos con contenidos como oportunidades de establecer contactos o diapositivas de los ponentes el mismo día. Incluso puedes considerar la posibilidad de incluir en la aplicación evaluaciones de los ponentes o de la organización durante y después del evento.
Las Mejores Oportunidades de Contenido para las Conferencias
Contenido previo a la conferencia
El contenido previo a la conferencia se centra en crear entusiasmo y expectación por tu evento. Lo mejor es hacer esto a lo largo del tiempo, donde se puede considerar la introducción de un orador principal o de una sesión cada semana para aumentar el interés. Las opciones de contenido para esta fase incluyen:
Construir una comunidad con los medios sociales
- hashtags del evento (personalizados para tu evento con su nombre y tema,
por ejemplo) - TwitterChats - como este ejemplo de Content Marketing World (CMWorld)
- Grupos de Facebook y LinkedIn
Producir contenido épico
- libros electrónicos
- artículos del blog antes y después del evento
Desarrollar posts que gusten a la gente y que estén basados en datos
- listas y entrevistas con influencers o expertos del sector, o investigadores.
Contenido Durante la Conferencia
Durante la conferencia, es igual de importante asegurarse de que los asistentes utilicen las mismas tácticas que antes de la conferencia, y asegurarse de añadir:
Presentaciones en directo
- incluye en tu presentación acciones/posiciones en las redes sociales
(preformateadas) - considerar el uso de citas de oradores en Twitter
- programar acciones sociales durante la presentación para ayudar a los
asistentes a seguir la charla - mejora tu presentación con URLs acortadas
Toma de notas visual
- incluirá resúmenes dibujados a mano de las sesiones de los ponentes que los
asistentes podrán fotografiar y compartir
Sesiones de blog en directo para aprovechar la experiencia de otros
- animar a los ponentes y a otras personas que sigan la conferencia a que
utilicen el hashtag del evento cuando compartan las sesiones en directo para
dar a los que no pudieron asistir una primicia.
Contenido para llevar en el evento
- hacer fotos o grabar vídeos de algo divertido o interesante que ocurra en el
evento - considera la posibilidad de incluir un fotomatón para mayor
entretenimiento y oportunidades en las redes sociales.
Contenido posterior a la conferencia
El evento ha terminado. Sin embargo, no tiene por qué dejar de publicar (ni debería hacerlo) contenidos de calidad de la conferencia. He aquí cómo mantener el impulso:
Escribir artículos después de la conferencia
- incluye un buen gancho, añada un buen contenido, fotos, audio o vídeo,
y dé a conocer a los ponentes y a los asistentes
Compartir presentaciones de conferencias
- animar a los ponentes a compartir sus presentaciones con los asistentes
para inspirar la inclusión
Haz un seguimiento de las personas que has conocido (no sólo de los patrocinadores o los ponentes)
- enviar una nota personal a alguien con quien has pasado un rato hablando
(escribe su nombre y sus datos en un post-it, para que no se te olvide)
Presentar entrevistas recopiladas
- incluyen una divertida sesión de preguntas y respuestas y elementos para
compartir durante todo el año.
Orvium Educa e Informa
Las conferencias son una gran manera de conseguir que los asistentes presten atención a tu contenido. E independientemente de las estrategias que mejor funcionen para ti y tu evento, el evento y sus asistentes pueden sufrir sin una buena estrategia de contenidos para conferencias.
Optimiza tu Conferencia con nuestra Nueva Guía
Orvium entiende las conferencias y lo importante que es tener una buena estrategia de contenidos. Por eso hemos elaborado una Guía Completa para la Planificación de una Conferencia Académica. Si estás preparando una conferencia y necesitas saber más sobre cómo hacerlo bien, sin dejarte nada, en Orvium hemos preparado esta guía donde encontrarás respuestas a las dudas que te puedan surgir en el proceso.
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